Digitalt overblik i en traditionsrig produktion

100 års kulturarv møder forandring

Toms Gruppen blev etableret i 1924, og med mere end 100 års erfaring har virksomhedens historie sat tydelige spor i både produkter og arbejdsgange, som er blevet finjusteret gennem tiden. Det stiller store krav til nutidens kvalitetsarbejde, hvor der konstant skal findes en balance mellem at bevare det, der fungerer, og samtidig udvikle og tilpasse sig nye krav fra myndigheder, certificeringer og kunder.

Organisationen arbejder efter flere certificeringer, blandt andet FSSC 22000 i Danmark, IFS i Polen og ISO 28000 med fokus på forsyningskædesikkerhed på tværs af begge lande.

”Digitalisering åbner op for mange muligheder – det er kun fantasien der sætter grænser. Udfordringen ligger ikke i at gøre mere, men i at gøre det rigtige. Vi skal udvælge de mest kritiske processer, forbedre det, der kan optimeres, og forankre forbedringerne på tværs af vores lokationer,” fortæller Andreas Harpøth, Group Quality Specialist.

For Toms Gruppen handler det om at bevare de traditionsrige arbejdsprocesser samtidig med at følge udviklingen – og at få hele organisationen med på rejsen. Det kræver motivation og engagement blandt medarbejderne, så nye forandringer ikke sker på bekostning af den stærke kulturarv, der i forvejen fungerer.

Sammen med sine kollegaer arbejder Andreas på at skabe sammenhæng og ensartethed uden at miste de lokale styrker. Oven i dette står Toms Gruppen over for en af de største transformationer i nyere tid: Flytningen af chokoladefabrikken fra Ballerup til Polen. Her skal mere end 100 års erfaring med kvalitetssikrede arbejdsprocesser bevares og fungere i en ny produktionsvirkelighed.

Det handler om at sikre, at de gode processer fra Ballerup flyttes med til Polen, så produktionen kan lykkes fra dag ét.

“Vi har behov for ét sted, hvor vi kan samle det hele – status, opgaver og dokumentation. Ellers mister man hurtigt overblikket i sådan en proces,” forklarer Andreas.

Fødevaresikkerhedskultur: Når procedurer fordrer positiv adfærd

Hos Toms Gruppen står fødevaresikkerhedskultur højt på agendaen. Det handler ikke kun om, at medarbejdere skal kunne udføre procedurer korrekt, men også om, at de forstår hvorfor de er vigtige.

Her spiller D4InfoNet en central rolle som et værktøj, der understøtter den ønskede adfærd uden at fungere som kontrolmekanisme.

En vigtig del af arbejdet er at gøre kvalitetsarbejdet relevant for alle på tværs af organisationen.

“For mange er det jo ikke naturligt spændende. Så det handler om at gøre det nemt og meningsfuldt – så det ikke bare bliver noget, man skal, men noget man forstår værdien af,” forklarer Andreas.

Med over 1.000 dokumenter er fokus ikke at dokumentere mest muligt – men det rigtige. Andreas har sammen med sine kollegaer arbejdet bevidst med at begrænse og målrette procedurer, så de kun beskriver det nødvendige og er lettilgængelige for de rette medarbejdere.

“Kunsten er at lave de procedurer, man rent faktisk har brug for – og gøre dem så enkle, at vores kollegaer nemt kan bruge dem. Og så skal de være til at finde med det samme, når man står i situationen,” forklarer Andreas.

Procedurer spænder fra helt konkrete instrukser i produktionen, som hvordan en maskine skal kontrolleres eller et område rengøres, til mere overordnede retningslinjer for eksempelvis leverandørevaluering og håndtering af fødevaresvindel.

“Det giver en helt anden form for ejerskab, når vores kollegaer selv er med til at opbygge det,” fortæller Andreas Harpøth.

Fælles digitalt overblik sikrer fremdrift i kompleks flytteproces

I forbindelse med flytningen af chokoladefabrikken fra Ballerup til Polen er D4InfoNet blevet et konkret styringsværktøj. Gennem digitale formularer og oversigter er hele processen blevet struktureret og dokumenteret.

“Her kan vi følge fremdriften og være sikre på, at der ikke er noget, der falder mellem to stole.” forklarer Andreas Harpøth.

Andreas og hans team har dermed bygget et digitalt og fælles overblik i en kompleks flytteproces, hvor relevante medarbejdere løbende kan følge fremdriften, dokumentere færdige opgaver, og sikre, at intet bliver overset.

Styrket afvigelseshåndtering med fokus på årsager

Når det kun er fantasien, der sætter grænser for de digitale muligheder, er listen over potentielle udvidelser lang. Næste skridt er en videreudvikling af afvigelseshåndteringen. I tæt samarbejde med D4s konsulenter udbygges løsningen med 5 whys, som fremover bliver en fast praksis for alle kvalitetsansvarlige.

I en produktionshverdag med højt tempo hjælper 5 whys med at sikre, at der konsekvent bliver spurgt ind til årsagen bag hver afvigelse – ikke kun hvad der er sket, men hvorfor det er sket. Ved gentagne gange at spørge “hvorfor” bringes fokus fra den umiddelbare hændelse til de bagvedliggende årsager.

“Det giver os et stærkere datagrundlag, og så sikrer det, at viden fra de enkelte sager ikke går tabt, men bliver samlet og brugt aktivt til at undgå, at det sker igen.” fortæller Andreas Harpøth.

Et stærkt opbygget system gør forandring mulig på tværs af lokationer

Med D4InfoNet har Toms Gruppen skabt et fælles udgangspunkt for kvalitetsarbejdet, uden at fjerne de lokale styrker.

“For os er det en nødvendighed at have et dokumentstyringssystem, der fungerer. Et sted hvor folk kan slå op, når de er i tvivl – og hurtigt finde ud af, hvad der er den rigtige måde at gøre tingene på,” fortæller Andreas Harpøth.

I Polen er D4InfoNet oversat til polsk og forankret gennem lokale redaktører, så platformen integreres i deres arbejdsprocesser – uden at miste sammenhængen på tværs af alle produktionsenheder. Det betyder også, at den polske enhed står klar til at overtage chokoladeproduktionen med både kvalitet og arbejdskultur bevaret fra dag ét.

I D4InfoNet er fundamentet lagt for et endnu mere datadrevet kvalitetsarbejde. Med bedre struktur og øget brug af registreringer bliver det nemmere at identificere mønstre, arbejde systematisk med årsager og styrke både afvigelses- og leverandørhåndtering.

Resultatet er en organisation, der både kan bevare sin kulturarv og samtidig udvikle sig – med kvaliteten intakt og et stærkere fundament for fremtidens krav fra myndigheder, certificeringer og kunder.

Alle billeder fra Toms Gruppen produktion er krediteret Toms Gruppens PR.