Kvalitet – en fælles opgave i konstant udvikling

Kvalitet handler om at efterleve certificeringer og lovkrav, dokumentere ansvarlighed og sikre en kontinuerlig forbedring af arbejdsgange og resultater. Det handler om langt mere end produktets eller servicens egenskaber.

For de kvalitetsansvarlige betyder det et dagligt fokus på kontrol, optimering og dokumentation – alt sammen for at fastholde virksomhedens position og for at være rustet til fremtidens krav.

Hos D4 arbejder vi tæt sammen med kvalitetsansvarlige på tværs af brancher. Vi forstår kompleksiteten – og netop derfor er D4InfoNet udviklet til at gøre det komplekse mere overskueligt og operationelt. Vores tilgang bygger på Plan-Do-Check-Act-metoden og en kultur for kontinuerlig forbedring. Det er den samme tilgang, vi selv arbejder efter – og som sikrer, at vi fastholder vores ISO 9001-certificering.

Kvalitetsledelse handler om at skabe de rette rammer

Kernen i kvalitetsarbejdet er de nedskrevne politikker, procedurer, instruktioner og retningslinjer. De skal være lettilgængelige og til at forstå, så alle i virksomheden arbejder efter de samme processer.

Som kvalitetsansvarlig er du bindeleddet på tværs af virksomheden. Du skal sikre, at træning er dokumenteret og opdateret, og at dine kollegaer hurtigt kan finde og forstå de politikker og procedurer, de skal følge.

Du skal være klar til audits og kunne dokumentere, at virksomheden lever op til kravene – og at medarbejderne er klædt på til at blive auditeret. Samtidig skal du reducere fejl og løbende forbedre processer, så jeres produkter og services lever op til både interne mål og eksterne standarder.

Dokumentstyring, der sikrer kvaliteten

Dokumentstyring handler i sidste ende om at sikre, at viden bliver brugt rigtigt i praksis – og er derfor en central del af kvalitetsarbejdet.

Forestil dig en produktionsvirksomhed, der investerer i en ny fyldemaskine til fødevareemballage. Hvis medarbejderne ikke har adgang til den nyeste, versionsstyrede instruktion for rengøring og kalibrering, kan selv små fejl føre til driftsstop eller tilbagekaldelser – og i værste fald en risiko for forbrugernes sikkerhed.

Når dokumentationen derimod er godkendt, versionsstyret og direkte tilgængelig i arbejdsgangen, øges sandsynligheden for korrekt og sikker udførelse markant.

Data skal kunne omsættes til handling

Registrering og processtyring handler om at skabe struktur, så data kan omsættes til læring og forbedringer.

I en virksomhed, hvor observationer, afvigelser og reklamationer registreres systematisk, er det ikke bare for at løse enkeltsager, men også for at opbygge et fælles overblik. Når erfaringer fra produktionen deles på tværs af organisationen, kan man opdage mønstre, forebygge fejl og sikre, at forbedringsforslag bliver fulgt til dørs. Resultatet kan være færre reklamationer, højere sikkerhed og en kultur, hvor medarbejdernes viden bidrager til at styrke både kvaliteten og kundetilfredsheden.

Et kvalitetsledelsessystem bliver først stærkt, når data aktivt bruges til at forbedre forretningen. Hver afvigelse, hvert forbedringsforslag og hver kontrolrapport rummer viden, der kan omsættes til handling.

Kvalitetsarbejdet i en kompleks hverdag

Systematik i kvalitetsarbejdet er afgørende for både at styre den daglige drift og drive forbedringer fremad.
Der findes mange metoder og tilgange, og der er sjældent kun én rigtig vej. Men en struktur, der giver et stærkt udgangspunkt, er PDCA-cyklussen. Den hjælper med at gøre principperne i kvalitetsarbejdet mere håndgribelige og operationelle.

Sådan kan PDCA se ud i praksis:

• Plan: Identificér, hvad der skal ændres – fx en ny arbejdsgang, en forbedret instruktion eller et behov, der opstår efter en audit eller afvigelse.
• Do: Implementér ændringen – fx ved at justere en procedure, igangsætte en ny registrering eller iværksætte træning af kollegaer.
• Check: Evaluer, om ændringen har haft den ønskede effekt. Her spiller data, afrapportering og opfølgning en vigtig rolle.
• Act: Beslut, hvad næste skridt skal være – skal vi fastholde, justere eller skalere?

Mange kvalitetsansvarlige arbejder allerede på denne måde, men ofte spredt over regneark, manuelle processer og systemer, der ikke taler sammen. D4InfoNet er udviklet til at samle trådene og understøtte PDCA-cyklussen i praksis.