Når der opstår fejl, hændelser eller afvigelser i en organisation, er det nærliggende at rette op hurtigt og komme videre. Men hvis du vil undgå gentagelser og skabe langtidsholdbare forbedringer, skal du grave dybere. Det er her, årsagsanalysen kommer ind.
Hvorfor arbejde med årsagsanalyse?
Formålet med årsagsanalyse er at finde frem til, hvorfor noget gik galt – ikke bare hvad der gik galt. Det handler om at identificere og forstå rodårsagen til problemet, så du ikke nøjes med at behandle symptomerne.
Arbejder du med kvalitetsledelse, ved du, at årsagsanalyse er et grundelement i løbende forbedringer – fx som en del af ISO 9001 og PDCA-cyklussen (Plan–Do–Check–Act). Men årsagsanalyse kan bruges bredt, fx til at optimere processer, forebygge risici og skabe læring på tværs af organisationen.
Metoder du kan tage i brug
Du behøver ikke opfinde en ny metode hver gang.
Her er nogle af de mest brugte værktøjer til årsagsanalyse:
- 5 Whys
En enkel metode, hvor du gentager spørgsmålet “hvorfor?” flere gange – ofte fem – for at nå ned til den egentlige årsag. - Fiskebensdiagram (Ishikawa-diagram)
Giver et visuelt overblik over mulige årsager opdelt i kategorier som mennesker, metoder, maskiner og materialer. - Pareto-analyse
Hjælper dig med at prioritere indsatsen ved at fokusere på de få årsager, der står bag størstedelen af problemerne (80/20-reglen). - Fejltræanalyse (FTA)
En struktureret og systematisk tilgang, der især er velegnet til komplekse tekniske eller organisatoriske sammenhænge.
Vælg den metode, der passer bedst til situationen – og husk, at det ofte er i dialogen og refleksionen, at forståelsen opstår.
Gode råd til selve analysen
Når du skal gennemføre en årsagsanalyse, er det vigtigt at være systematisk og åben.
Her er nogle gode råd:
- Involvér relevante medarbejdere
De mennesker, der kender arbejdet i praksis, har ofte værdifulde input og perspektiver. - Undgå skyklapper
Kig bredt. Nogle gange ligger årsagen et andet sted i processen, end du forventede. - Tænk både forebyggende og korrigerende
En god løsning løser ikke kun det konkrete problem, men forebygger også, at det sker igen. - Vær kritisk med data
Underbyg analysen med fakta, men vær opmærksom på bias. Supplér gerne med observationer og interviews. - Vælg metode med omtanke
En tvungen metode kan gøre mere skade end gavn. Giv plads til fleksibilitet, og tilpas analyseværktøjet til konteksten.
Fra analyse til handling
En vellykket årsagsanalyse er ikke meget værd, hvis den ikke fører til konkrete forbedringer.
Derfor skal du sørge for at:
- Dokumentere både resultater og beslutninger, så der er sporbarhed og læring.
- Udforme handlingsplaner med tydelig angivelse af ansvar, frister og opfølgning
- Evaluere effekten – virker løsningen? Og er der skabt varige forbedringer?
Du kan med fordel koble analysen til dine øvrige kvalitets- og ledelsesprocesser, så den bliver en integreret del af jeres arbejde med forbedringer.
Sådan kan D4 hjælpe
Hvis du gerne vil gøre det lettere at arbejde struktureret med årsagsanalyser, kan D4’s platform, D4InfoNet, understøtte din proces.
Platformen giver dig mulighed for at:
- Dokumentere procedurer og metoder.
- Opbygge visuelle flows, der guider brugere gennem analysen.
- Opsamle og analysere data i formularer.
- Følge op med nøgletal og handlingsplaner.
Det hele hænger sammen og kan tilpasses jeres behov. I bestemmer selv, om I vil bruge 5 Whys, fiskebensdiagrammer eller noget helt tredje – og I får en platform, hvor I kan arbejde systematisk med jeres læring og forbedringer.
