Varimixer halverer reklamationer med D4InfoNet

Manglende overblik på alle hylder ved problemer og reklamationer

Da Minka Hickman blev ansat i Varimixer som kvalitetsansvarlig, havde selskabet reelt ikke overblik over flow, kvalitet og reklamationer. Det kostede virksomheden tid og penge og skabte utilfredse kunder. Der var brug for et system, der kunne skabe overblik i produktionen og minimere reklamationsbehandlingstiden. Derfor faldt valget på D4InfoNet, som Minka Hickman og hendes team selv kunne være med til at bygge.

”Det var især afvigelseshåndteringen, vi havde fokus på, så vi kunne få lavet nogle afvigelsesrapporter med relevant statistik. Vi ville fx gerne vide, når der var noget, der gik galt i produktionen, så vi kunne ændre det. Samtidig var der udfordringer med reklamationer fra kunderne”, fortæller Minka Hickman.

Før introduktionen af D4InfoNet fik Varimixer ikke samlet op på, hverken godkendelser af fx nye leverandører og deres produkter eller reklamationer. Det hele lå i nogle mailsystemer, som ingen havde tid til at vedligeholde. “Vi stod med reklamationer, hvor kunderne sendte noget, der ikke virkede. Vi anede ikke, hvad der var galt, og fik aldrig samlet op på sagen, så vi havde en hel reol med ukendte reklamationer”, forklarer Henrik Andersson.

Skræddersyet system, der hele tiden folder sig ud med nye funktioner

”Vi købte D4InfoNet som vores primære kvalitetsledelsessystem for dets evne til registrering og processtyring, hvor vi selv kunne bygge elementer på. Derfor har vi i dag udbygget platformen fuldstændigt efter vores behov, og der kommer hele tiden nye funktioner til”, fortæller Minka Hickman.

Processerne i Varimixer er vigtige. Når der laves noget om i produktionen, så skal det hele vejen igennem organisationen med registrering og slutkontrol på alle monterede maskiner. Derefter kan man gå ind på serienummeret og se, om der var problemer det ene eller andet sted. Det kunne man ikke før, ifølge Henrik Andersson.

”En af vores skræddersyede funktioner på D4InfoNet-platformen er, at vi én gang om ugen udtager en stikprøve, og skriver en rapport, og logger det til hele organisationen. Så er alle opdaterede,” forklarer Trine Engkær Matthies, der også fortæller, at man opbygger moduler til hjælpeværktøjer til vedligeholdelse af maskinparken samt opfølgning på ny lovgivning enkelt, hurtigt og transparent i organisationen.

Bedre interne processer, klar uddelegering af ansvar og mere tilfredse kunder

”Helt kort betyder vores D4InfoNet-platform, at vi arbejder mere systematisk og har overblik over de forskellige sager. Vi har historikken og muligheden for at gå ind og se hver enkelt fejl, hvilken reservedel det var og hvad vi så gjorde. Jeg kan fx nu se, hvis vi har haft leverandørskifte for to år siden, og så handle derefter. Alle sager er registreret på et unikt varenummer, og det gør alt lettere”, siger Henrik Andersson.

Med det bedre overblik følger også hurtigere sagsbehandling og hurtigere svar til kunderne. Men kundedelen er kun en lille del i forhold til, hvad Varimixer bruger D4InfoNet til. “Det er især de interne processer, vi har optimeret, hvor vi nu får uddelegeret ansvaret for, hvem der er ansvarlig for de enkelte ting”, forklarer Trine Engkær Matthies.

”Overblikket og strukturen i vidensdelingen har også givet åbenhed i forhold til organisationen, så vi kan dele vigtig info fra teknisk afdeling med fx salgsafdelingen til glæde for hele virksomheden”, fortæller Trine Engkær Matthies.

Ifølge Minka Hickman har man faktisk også fået mere tilfredse kunder nu, hvor der er overblik over sagerne med D4InfoNets struktur. Og nu kan man også stille krav til kunderne. Det har bl.a. medført en halvering af reklamationsomkostningerne, selvom det svinger – og det er vel at mærke uden den interne sparede sagsbehandlingstid, som også er vigtig for Varimixer.

Flere nyheder på vej

Med D4InfoNet-platformen er Varimixer også begyndt at dokumentere andre ting end blot dét, der foregår ude i produktionen. “Vi har bl.a. udviklet en personalehåndbog med fokus på de bløde værdier som fx samarbejdsudvalgsreferater,” forklarer Trine Engkær Matthies.

”En anden god nyhed, vi har på vej, er de ændringsdokumenter, som vi sender ud til vores kunder. Det er dokumenter, som vi sender ud, når vi laver noget om, og det gør vi ret ofte. Spørgsmålet har været, hvordan vi informerer dem bedst muligt, så de føler sig klædt på, uden at vi selv bruger for lang tid på det, eller kvæler kunderne i informationer. Det er vi ved at have godt på plads”, slutter Minka Hickman.