Udfordring
Manglende struktur med overblik over historik og deling af viden
Vikima Seed havde behov for et system, der kunne strukturere og styre historik og sikre altid opdaterede løsninger til dokumentation. Hvis der skete ændringer i en procedure, var det besværligt og tidskrævende at sikre, at brugeren havde den nyeste version af dokumentet ude i produktionen.
”Vi manglede et samlet overblik over anlæg og maskiners logbøger. For os er det værste, der kan ske, et nedbrud eller nedetid i produktionen. Særligt i højsæsonen, som for os er i foråret, når alle landmænd er klar til at så, eller umiddelbart efter høst i sensommeren, hvor al frøet skal retur til fabrikken til rensning og forarbejdning. Her er det særligt vigtigt, at alt bare spiller for at undgå flaskehalse”, forklarer Rikke Karkov Hansen.
Rikke fortæller videre, at det også har været svært at uddanne nye medarbejdere, for selvom Vikima Seed gør meget ud af sidemandsoplæring, så sker der hele tiden nye ting, som skal kunne formidles videre til folk, som ikke er så fortrolige med computere. “Her har D4InfoNet gjort det nemmere at dokumentere vores uddannelse af medarbejdere.”
Løsning
Et system, der spiller på flere tangenter med struktur, uddannelse og formidling
D4InfoNet fungerer som Vikima Seeds primære kvalitetsledelsessystem. Der er et CRM-system til lagerstyring og kundedatabaser, mens D4InfoNet bruges til dokumentation, reklamationsbehandling og interne audits.
”Med D4InfoNet og især dokumentstyring, registrering og processtyring og nyhedsmodulet – der er mine yndlingsværktøjer – har vi nu en struktur, der sikrer, at vi altid let kan tilgå og dele den nyeste viden i virksomheden. I drømmescenariet blev vi endnu bedre til at fylde data i systemet således, at vi på sigt kan trække data ud til analyser af fx frekvensen for udskiftning af specifikke reservedele på vores anlæg. På den måde vil vi kunne være endnu mere bevidste om, hvilke reservedele vi altid bør have på lager. Det ville i sidste ende også potentielt kunne være medvirkende til minimal nedetid.”
Et andet vigtigt D4-værktøj for Vikima Seed er nyhedsmodulet. Selskabet har hver mandag et internt morgenmøde, hvor deres CEO fortæller om status, nyheder og kundebesøg i kommende uge. “Referatet offentliggøres herefter på news, så det er tilgængeligt for alle. På den måde sikrer vi, at alle medarbejdere får samme information”, fortæller Rikke Karkov Hansen.
“Derudover krydrer jeg ofte vores mandagsmøder med en omgang Tips & Tricks på en PowerPoint. Her fortæller jeg om nye tiltag i D4InfoNet eller korte fortællinger om nye politikker mv. Disse præsentationer er også efterfølgende tilgængelige som en nyhed i 14 dage og kan altid findes i en håndbog, der er lavet til formålet. Det bliver virkelig positivt modtaget. Vores news fungerer også som information og tilmelding til sociale arrangementer.”
Det kan være svært at få samtlige produktionsmedarbejdere til at bruge systemet indgående. Derfor forsøger Rikke Karkov Hansen at inddrage dem i udviklingen af fx formularer. Hun har succes med at gå ud i produktionen, når der skal skrives nye procedurer. “Jeg forsøger at gøre procedurerne til produktionen så specifikke og kortfattede, som det er muligt, ligesom jeg bruger mange billeder og korte videosekvenser, hvor det giver mening. Det gør det hele langt mere brugervenligt”, forklarer Rikke Karkov Hansen.
“D4InfoNet har skabt en bedre struktur, overblik og vidensdeling i en ongoing proces. Vi har nu ét sted, hvor vi altid kan finde den nyeste information, som ovenikøbet er målrettet den enkelte medarbejder, og der hvor de arbejder, så de kun får lige præcis dét at vide, som de har brug for.”
– Rikke Karkov Hansen, Kvalitetskoordinator
Resultat
Færre løsark, vidensdeling tilgængelig for alle og bedre kommunikation året rundt
”D4InfoNet har skabt en bedre struktur, overblik og vidensdeling i en ongoing proces. Vi har nu ét sted, hvor vi altid kan finde den nyeste information, som ovenikøbet er målrettet den enkelte medarbejder, og der hvor de arbejder, så de kun får lige præcis dét at vide, som de har brug for”, fortæller Rikke Karkov Hansen, der ser det som en stor fordel, at medarbejderne ikke bliver bombarderet med info, som gør dem blinde for det, der rent faktisk er relevant.
Vikima Seed udvikler løbende systemet, og tilpasser det til deres behov, hvilket Rikke Karkov Hansen også ser som en stor fordel. Der er endnu ikke konkrete målinger på resultater, men hun oplever klart et kvalitetsløft og bedre arbejdsprocesser samt enklere og hurtigere oplæring.
”Blandt fordelene er også muligheden for at skræddersy D4InfoNet. Vi kan løbende integrere nye funktioner, som fx aktiviteter og kalenderfunktioner, der giver os overblik over travle perioder, hvilket kan gøre det nemmere at planlægge nye projekter. Læg dertil pop up-funktionen med notifikationer over året. Vi finder løbende på nye muligheder i takt med, at vi udvikler os i vores brug af D4”.
Hvem er Vikima Seed?
Vikima Seed producerer grøntsags- og blomsterfrø. Ca. 85% af forretningen er multiplication, hvor kunder sender stamfrø til opformering hos Vikima Seed. Landmænd står for dyrkning og høst, mens Vikima Seed renser, pakker, analyserer og returnerer frøene i ønskede forpakninger. Dermed fungerer Vikima Seed som mellemled mellem ejere og avlere med fokus på rådgivning, dokumentation og kvalitetskrav.
Den resterende del drives af Selection-afdelingen, som sælger open pollinated frøsorter uden særlige rettigheder. Her produceres frø i Danmark, Frankrig og USA, mens mere eksotiske sorter tilkøbes fra bl.a. Chile, Kina og Italien. Alt salg sker til udlandet.
Besøg Vikima Seed’s hjemmeside: vikima.com
